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Planejamento

Como fazer um planejamento para conseguir executar as metas?

reunião de negócios

Dicas do Psicólogo para criar um planejamento anual, mensal e semanal

O planejamento é um conjunto de ações que trazem flexibilidade na rotina. Claro! “Ele não garante sucesso, mas reduz as chances de fracasso”.

Para começar, o planejamento precisa ser:

O que você encontrará neste texto?

  • Flexível, regra importante;

  • Escrito a lápis (precisa haver a possibilidade para mudanças).

  • Realistas, Jamais culpe o planejamento pelos possíveis fracassos ou acidentes de percursos: eles acontecem espontaneamente.

  • dividido em três períodos: anual, mensal e semanal.

  • Regra 8-4-2;

  • 4 passos para elaborar um planejamento anual;

  • 2 passos para elaborar o planejamento mensal;

  • Planejamento semanal: não planeje 100%;

  • Dicas para construir seu planejamento semanal de maneira objetiva.

Para fazer um planejamento efetivo, utilize a regra 8-4-2:

  • 8 metas para serem realizadas dentro de um ano.

  • Selecione 4 para serem trabalhadas ao longo de um Mês.

  • E 2 para serem executados ao longo de uma semana.

Por Onde Começar? 

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Por onde João pode começar? Bom, ele pode começar o planejamento pelo:

O planejamento é uma forma de organização que ajuda a dar uma visão daquilo que deve ser realizado e de como será feito, seja uma meta (pessoal/financeira) ou apenas as tarefas rotineiras. Um bom planejamento vai guiar suas ações à realização desses propósitos, sem sobrecarregar outras partes da sua vida. Como essa pode não ser uma tarefa tão simples quanto parece, separamos 3 formas de se organizar para que você consiga escolher o que melhor se adequa à sua realidade, seja executando um planejamento semanal, mensal ou anual (também dá pra usar os três juntos!).

  1. ​Anual, visto que é a espinha dorsal do processo.

  2. Depois para mensal.

  3. Por fim, semanal.

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Usando as 3 tabelas

Ainda que você prefira se organizar com uma das tabelas, usar as 3 planilhas de planejamento ao mesmo tempo ajuda a ter uma visão melhor das suas metas e objetivos, já que elas se complementam. Utilize sua tabela de planejamento semanal para atividades que precisam ser cumpridas a curto prazo e que requerem atenção cotidiana. No caso do quadro mensal, insira apenas ações que precisam ser realizadas em médio prazo, mas que são importantes – logo elas entrarão no seu quadro semanal. Já no planejamento anual, prefira adicionar objetivos de longo prazo que não podem ser “perdidos de vista”, ou seja, que precisam estar visíveis para que semanalmente e mensalmente você esteja buscando alcançar tal meta.

 

4 Passos para elaborar um Planejamento anual

Este planejamento é o mais estratégico de todos. Assim, você vai demorar em média 2 horas.

  • Passo 1: Revise sua Identidade:

  1. Revise para não esquecer e para ver se faz sentido ainda seus papéis, missão e equilíbrio com os quatro corpos.

  2. É o momento de definir ações que envolvem sua identidade. Isso é importante para que você veja sentido nas tarefas que irá realizar ao longo do dia.

  3. Durante este passo, escreva seus papéis, equilíbrio e missão e mantenha-os em sua agenda, software ou como um quadro durante todo seu ano. Estes 3 elementos serão utilizados constantemente em todas as outras etapas.

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  • Passo 2: Definir Metas Conectadas.

  1. Momento de aplicação da regra 8-4-2 (coloque em ordem de prioridade quais metas você deseja alcançar este ano e comece pelas 4 primeiras)

  2. Revise constantemente os objetivos anuais.

  3. Lembre-se de que as metas não precisam ser concluídas necessariamente no espaço de um ano. É possível que algumas delas levem mais do que isso para serem concluídas, mas alguns passos poderão ser priorizados durante o ano.

 

  • Passo 3: Criação de Janelas temporais.

  1. Períodos em que você estará dedicado a uma atividade importante, nos quais não poderão ser programadas atividades concorrentes.

  2. Utilizadas para reservar espaços de tempo a serem preenchidos com períodos criativos destinados aos cursos que se propôs a fazer ao longo do ano, às Férias, ao treinamento, aos dias de reflexão..

  3. Essas janelas devem ser respeitadas no momento de fazer o planejamento dos períodos de abrangência menor.

  4. Quando priorizamos essas janelas com antecedência, enquanto nossa agenda está vazia, o nosso comprometimento no cumprimento das metas é ampliado.

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Exemplo: umas das metas de João é produzir conteúdo 2 vezes na semana. Com isso em mente, ele definiu que todo sábado das 13 horas até 17 horas estará focado em estudar e escrever o conteúdo que almeja.

Estabelecido isto no planejamento anual, tudo o que vier no sábado no período vespertino não será prioridade, sendo assim, não é importante naquele momento uma vez que já foi definido qual é a única coisa que deve ser feita nesse bloco de tempo.

 

  • Passo 4: reorganização de tarefas.

  1. Desorganização e excesso de informações são dois dos maiores ladrões de tempo da atualidade.

  2. A organização pessoal é composta por três níveis: físico, digital e conhecimento. Durante sua revisão anual, esses três níveis devem ser reavaliados a fim de que possam ser melhorados.

  3. Organize seu ambiente de estudo, estabeleça horários definidos que você irá acessar suas redes sociais e saiba organizar seu resumos e suas fontes de pesquisas para otimizar o tempo e conseguir realizar as metas com mais eficiência.

Você pode escrever suas metas e estabelecer os horário que irá se dedicar a elas. Dessa forma, é muito mais eficiente e maior a probabilidade de realizá-las. Mas lembre-se: você precisa de muita disciplina e dedicação!

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No final do processo vai ficar meio assim:

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2 passos para elaborar o planejamento mensal

O planejamento mensal pode ser feito em conjunto com o planejamento semanal na primeira semana do mês. Entre outros, ele é considerado a ponte que conecta a visão anual com a visão semanal de ação. Além disso, é a forma de monitorar e acompanhar o cumprimento do plano anual.

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  • Passo 1: revisão do mês anterior.

  1. uma análise do mês anterior e veja o que pode ser melhorado.

  2. Observe as causas daquela tarefa não programada com as quais teve que lidar e verifique quais delas poderiam ter sido evitadas com a ajuda do planejamento.

  3. Revisar projetos, tarefas e compromissos.

  4. Não deixe pendentes assuntos mal resolvidos, por menores que eles sejam.

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  • Passo 2: revisão das metas conectadas.

  1. Além de selecionar 4 das 8 metas anuais, é importante revisá-las com mais profundidade. É o momento de refiná-las e de calibrar seu foco.

  2. Reveja a metodologia SMART e verifique se a meta continua adequada aos quatro princípios básicos (pessoal, importante, possível e escrita).

  3. Observe se o aspecto “Relevante” da meta continua motivando você. 

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Planejamento semanal: não planeje 100%

A regra básica é planeje no máximo 70% do seu dia. Não caia na ilusão de planejar 100% porque sempre haverá imprevistos e às vezes a quantidade de horas que você estipulou para realizar determinada atividade não é o suficiente. Sendo assim, é muito importante não planejar 100 %.

Sempre deixe janelas livres no seu dia para imprevistos, caso não houver imprevistos, use esse tempo para descanso já que seu cérebro e você como um todo precisam disso.

Dito isso, o planejamento semanal:

  1. É o mais importante.

  2. Traz melhoras significativas.

  3. Quanto você planeja uma semana inteira, com base em suas perspectivas mensais e anuais, você está trabalhando de forma proativa. Assim, passa a priorizar as tarefas importantes e a prevenir tarefas que não são importantes para você.

  4. Recomendável fazer antes que a semana comece. Demora em média 20 a 30 min.

  5. Deve ser feito com um calendário que possa mostrar todos os dias da semana e os eventos pré-agendados (reuniões da semana, compromissos provavelmente gerados no seu planejamento anual e mensal etc).

  6. Depois de concluído o planejamento semanal, as tarefas e compromissos planejados, a base está pronta para o processo de priorização diária - fase da execução.

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Dicas para construir seu planejamento semanal de maneira objetiva

Dica 1: pense nas atividade que você irá fazer durante a semana e veja se elas estão de acordo com seus valores, ao seus objetivos e à sua identidade.

Para facilitar, pense nas seguintes perguntas:

  • O que posso fazer nesta semana pela minha identidade?

  • Quais atividades precisam ser feitas para meus papéis (família, estudante e assim por diante)?

  • O que posso fazer para melhorar o equilíbrio dos meus quatro corpos (espírito, físico, mental e emocional)?

 

Dica 2: as ações que você irá fazer precisam estar ligadas às suas metas (é o conceito de metas conectadas). Não deixe as atividades relacionadas com as sua metas fiquem fora da sua agenda.

 

Dica 3: elaborando projetos e minimizando imprevistos. Depois de colocar ações relacionadas com a identidade e com as metas na agenda, é o momento de definir as tarefas e os compromissos rotineiros a serem cumpridos.

Dito isto, revise seus projetos para agendar tarefas e compromissos que deverão ser executados na semana.

 

Dica 4: organização pessoal. Reserve um tempo de um dia para limpar a caixa de entrada do seu e-mail, passe as informações para o seu sistema de arquivo (sua base de conhecimento, eu uso o google drive para isso), organize seu fluxo de caixa, limpe seus e-mails e assim por diante.

 

Dica 5: Anote tudo o que aparecer durante os dias da semana em sua agenda e depois no final da semana ou no final de cada dia passe essas informações em um lugar em que você irá achar com mais facilidade. Eu, por exemplo, utilizo o google drive para isso, criando pastinhas e colocando minhas anotações nelas.

Por fim, se você deixou espaço (janela) no seu dia, não haverá problemas e isso te ajudará a manter o controle.

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Já o planejamento anual empresarial pode ser construído de acordo com o tipo de atividade que o negócio exerce, mas abaixo nós selecionamos algumas dicas:

  1. Faça um balanço do ano anterior e identifique os pontos de melhoria

  2. Analise a situação do mercado atual ligado ao seu negócio e quais as projeções de especialistas

  3. Liste as variáveis do negócio e pense em alternativas para solucioná-las

  4. Defina os objetivos entre: centrais, complementares, globais e setoriais/individuais

  5. Projete gastos e defina o orçamento anual

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Depois de feito tudo isso, agora é botar a mão na massa, espero que esse texto tenha te ajudado para seu planejamento anual, mensal e semanal.

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Fonte: BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. São Paulo: Buzz Editora, 2018.

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KELLER, Gary; PAPASAN, Jay. A única coisa. Barueri, SP: Novo Século Editora, 2014.

Análise SWOT  o que é e como usá-la (com exemplos)

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Análise SWOT  o que é e como usá-la (com exemplos)

 

 

Resumo

Uma análise SWOT ajuda a identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de dado projeto ou do seu plano de negócios geral. Trata-se de uma ferramenta que pode ajudar a sua equipe a planejar de modo estratégico e ficar à frente das tendências de mercado. A seguir, descrevemos cada parte da estrutura SWOT e damos instruções passo a passo para ajudar você a realizar a sua própria análise.

 

Procura uma maneira de diferenciar a sua organização da concorrência? Uma análise SWOT (na sigla em inglês, também conhecida em português como FOFA) é uma técnica usada para identificar forças, oportunidades, fraquezas e ameaças com o intuito de desenvolver um plano estratégico para a sua empresa. Embora soe difícil, ela é na verdade bastante simples. 

Quer esteja buscando oportunidades externas ou forças internas, vamos ensinar como você pode fazer a sua própria análise SWOT com alguns exemplos bem úteis.

O que é uma análise SWOT?

Uma análise SWOT é uma técnica usada para identificar forças, oportunidades, fraquezas e ameaças para a sua empresa ou até para um projeto específico. Embora ela seja principalmente usada por organizações — desde pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos até grandes corporações —, a análise SWOT pode ser usada tanto para fins pessoais quanto profissionais. 

Apesar de simples, a análise SWOT é uma ferramenta poderosa para identificar oportunidades de melhoria frente à concorrência. Assim, você pode trabalhar para desenvolver a sua equipe e a sua empresa enquanto se mantém na liderança das tendências do mercado. 

O que significa SWOT?

De maneira simples, a sigla SWOT inglesa significa strenghts, weaknesses, opportunities e threats, ou forças, oportunidades, fraquezas e ameaças na sigla portuguesa FOFA. É importante analisar cada um desses fatores para que você consiga se planejar bem em busca do desenvolvimento organizacional, e é aí que entra esta análise. 

 

Quando é analisada de maneira conjunta, a estrutura SWOT pode proporcionar uma visão mais ampla de onde você está e de como dar o próximo passo. Vamos detalhar um pouco mais cada um desses termos e ver como eles podem ajudar a identificar áreas de melhoria. 

Forças

As forças, no contexto da SWOT, se referem às iniciativas internas que estão com um bom desempenho. Elas podem ser comparadas a outras iniciativas ou a uma vantagem competitiva externa. Examinar essas áreas ajuda a entender melhor o que está funcionando bem para usar essas técnicas bem-sucedidas — portanto, as suas forças — em outras áreas que possam precisar de auxílio, como para aumentar a eficiência da equipe. 

Quando estiver pesquisando sobre as forças da sua organização, comece perguntando-se o seguinte:

  • O que fazemos bem?

  • O que diferencia a nossa organização?

  • De que o nosso público-alvo gosta na nossa organização?

Aqui está um exemplo de uma força: 

Atendimento ao cliente: Em comparação aos nossos concorrentes, o nosso atendimento ao cliente é de nível mundial, pois temos uma pontuação NPS de 90. 

Fraquezas

Na SWOT, as fraquezas se referem às iniciativas internas que estão com desempenho abaixo do esperado. É uma boa ideia analisar primeiro as forças para que você possa criar um parâmetro do que é um desempenho bom ou mau. Identificar as fraquezas internas é um bom ponto de partida para melhorar esses projetos.

Assim como na análise das forças, é possível fazer-se diferentes perguntas para começar a identificar as fraquezas:

  • Quais iniciativas estão com desempenho abaixo do esperado e por quê?

  • O que poderia melhorar?

  • Quais recursos poderiam melhorar o nosso desempenho?

Exemplo de uma fraqueza:

Visibilidade de comércio eletrônico: A visibilidade do nosso site é baixa devido à falta de orçamento para marketing, e o número de transações feitas através dos aplicativos móveis continua diminuindo.

Oportunidades

Na SWOT, as oportunidades são o resultado das suas forças e fraquezas existentes somadas a quaisquer iniciativas externas que colocarão a sua empresa em uma melhor posição competitiva. Elas podem ser qualquer coisa, como fraquezas que você gostaria de melhorar ou áreas que não foram identificadas nas duas primeiras fases da sua análise. 

Como há diversas formas de encontrar oportunidades, vale a pena considerar estas perguntas antes de começar:

  • Quais recursos podemos usar para melhorar as nossas fraquezas?

  • Existem lacunas de mercado nos serviços que prestamos?

  • Quais são as nossas metas para o ano?

Aqui está um exemplo de uma oportunidade que se baseia nas forças e fraquezas listadas acima: 

Campanha de marketing: Para melhorar a visibilidade do comércio eletrônico, vamos promover campanhas publicitárias no YouTube, no Facebook e no Instagram.

Ameaças

As ameaças, na SWOT, se referem às áreas que podem causar problemas. Elas são diferentes das fraquezas, pois as ameaças são externas e costumam estar fora do seu controle. Podem ser qualquer coisa, desde uma pandemia a uma mudança no cenário competitivo. 

Estas são algumas perguntas que você pode fazer para identificar ameaças externas:

  • Quais mudanças na indústria são motivos de preocupação?

  • Quais são as novas tendências de mercado no horizonte?

  • Em que pontos nossos concorrentes têm um melhor desempenho que o nosso?


 

 

Aqui está um exemplo de uma ameaça que poderia expor a sua empresa a problemas: 

Novo concorrente: com um novo concorrente de comércio eletrônico planejado para inaugurar no próximo mês, pode ser que a nossa base de clientes diminua. 

Exemplo de análise SWOT

Uma das formas mais populares de criar uma análise SWOT é representando visualmente as suas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Este formato é chamado de matriz SWOT, e normalmente é organizado em quatro quadrados que se unem para criar um quadrado maior. 

Uma matriz SWOT é ótima para coletar informações e registrar as perguntas que levaram às suas decisões. Elas não apenas serão úteis para consulta posterior, como também serão ótimas para analisar os padrões que possam surgir. 

Aqui está um exemplo para que você possa ter ideia de como começar a fazer a sua própria. 

Quando a matriz é usada de maneira correta e eficaz, ela pode se tornar um ótimo conjunto de ferramentas para avaliar as forças e fraquezas da sua organização. Depois de criar a sua matriz, você poderá se concentrar em como implementar as oportunidades encontradas. 

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Fonte: Alicia Raeburn

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